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Creaste una plantilla de temario personalizada que puedes utilizar de inmediato o puedes copiar para reuniones futuras.

En este video, completarás el temario para una reunión real o imaginaria.

Una forma de reutilizar la plantilla es copiarla y pegarla dentro del mismo documento.

De esta forma, todos los temarios para tus reuniones estarán en el mismo lugar.

Este método resulta especialmente útil en el caso de reuniones recurrentes, como las que se llevan a cabo de forma diaria, semanal o mensual, de modo que las personas pueden revisar fácilmente las notas de las reuniones anteriores.

Copia la plantilla y, luego, pégala sobre el título de la reunión.

A continuación, asígnale a la reunión un título descriptivo y conciso.

Si deseas utilizar este documento para todas tus reuniones, cámbiale el nombre a uno más general.

Luego, actualiza el propósito de la reunión con información más específica.

El propósito o meta describe el motivo de la reunión y los objetivos que se quieren alcanzar.

Por ejemplo, podrían revisar las ventas de la empresa el mes anterior y establecer metas para el mes siguiente.

Tal vez el grupo necesita elegir coordinadores para un evento futuro.

También, es posible que la meta sea que el supervisor le dé prioridad a una lista de tareas.

El propósito puede cambiar para cada reunión en particular o, por el contrario, ser el mismo para todas.

De cualquier modo, asegúrate de establecer un propósito claro y relevante, además de esforzarte para alcanzarlo dentro del tiempo previsto.

A continuación, completa los elementos que conforman la logística para la reunión.

Si no estás planificando una reunión real, inventa la información.

Piensa a quién invitarás a la reunión, esas personas serán los asistentes.

Incluye a las personas que pueden contribuir al debate y que se ven directamente afectadas por los temas abordados.

Recuerda que el tiempo de todas las personas es algo valioso.

Si la presencia de una persona no es necesaria, no debes invitarla.

También puedes establecer que la asistencia sea opcional para determinadas personas.

Luego, enumera los asuntos pendientes.

Si tienes reuniones periódicas, agrega los elementos que no se debatieron ni se resolvieron en la última oportunidad.

Borra las viñetas que sobren.

Para los Nuevos asuntos, ten en cuenta los temas que quieras debatir durante la reunión.

Incluye los asuntos que se deben discutir y resolver o los elementos que un asistente específico deba abordar.

Para cada elemento del temario, utiliza expresiones que les indiquen a los asistentes lo que se espera de ellos.

Por ejemplo, Revisar significa que van a recibir información, Discutir significa que pueden contribuir en una conversación, y Proponer ideas y votar significa que aportarán ideas y luego votarán.

Brinda la información suficiente para que los asistentes sepan si un asunto ya se resolvió.

Agrega detalles para aclarar qué tipo de resultado deseas obtener a partir de la revisión, el debate o la propuesta de ideas.

Deja espacio para que los asistentes sugieran nuevos elementos.

Actualiza el Índice.

Ahora puedes agregar múltiples temarios al documento y consultarlos rápidamente desde el índice.

A continuación, designa roles, como alguien que tome notas o que controle el tiempo, o alguien responsable de guiar el debate o informar sobre determinados elementos del temario.

Primero, designa a una persona que se ocupe de tomar notas.

Tú, uno de los asistentes o un miembro del grupo debe registrar cuidadosamente lo que se debate durante la reunión, de modo que se pueda consultar una vez que haya finalizado.

Resalta el nombre de la persona y, luego, selecciona el ícono de comentario.

Escribe un signo más y, luego, la dirección de correo electrónico de la persona.

Agrega un comentario y selecciona Comentar.

Las personas a quienes se les haya designado un rol, recibirán una notificación por correo electrónico para que puedan revisar los comentarios y responderlos.

Si alguien es responsable de brindar información o guiar un debate, asígnale el elemento correspondiente del temario.

Cuando le asignas un comentario a una persona, le dejas en claro que esperas una respuesta de su parte o que debe realizar cierta tarea.

Cuando la persona haya respondido o completado la tarea puede marcar el comentario como resuelto.

Nuevamente, la persona recibirá una notificación por correo electrónico respecto de sus tareas.

Si lo deseas, puedes agregar más comentarios o asignarles otros elementos a los asistentes, para que puedan brindar una explicación su opinión.

En el próximo video, les contarás a los asistentes sobre la reunión y compartirás el temario con ellos.

Ahora es tu turno.

Copia y pega la plantilla sobre el título de la reunión original.

Actualiza el título y propósito de la nueva reunión.

Completa los elementos que conforman la logística para la reunión.

Agrega elementos al temario.

Actualiza el Índice.

Designa roles y responsabilidades.

Instrucciones

  1. Copia y pega la plantilla sobre el título de la reunión original.
  2. Actualiza el título y el propósito de la reunión.
  3. Completa la información sobre la logística para la reunión.
  4. Agrega elementos al temario.
  5. Actualiza el índice.
  6. Asigna roles y responsabilidades.