2. Haz un borrador de una plantilla de temario

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Lo mejor para llevar a cabo una reunión efectiva es preparar un temario para la reunión.

Un temario establece expectativas claras sobre lo que debe ocurrir antes, durante y después de la reunión.

Ayuda a los asistentes a prepararse, mantiene a todos enfocados en los temas adecuados y aclara las expectativas y metas de la reunión.

Un temario bien diseñado también mejora la habilidad del grupo para abordar los problemas de forma efectiva y evita las pérdidas de tiempo.

En este video, crearás el borrador de una plantilla de temario para una reunión.

Una plantilla sirve para ahorrar tiempo, especialmente cuando la sigues utilizando para reuniones en el futuro.

Ayuda a mantener tus notas organizadas en cada reunión, de modo que cualquier persona que no haya estado presente pueda ponerse al tanto con facilidad.

El temario para una reunión se puede estructurar de diferentes formas.

Antes de comenzar, ten en cuenta el tipo de reunión que llevarás a cabo y las expectativas para los asistentes.

Según el propósito, las reuniones se pueden realizar de forma anual, mensual, bimensual, semanal o, incluso, diaria.

Pueden ser formales o informales, contar con la participación de dos o tres miembros del grupo, o tener cientos de asistentes.

El ejemplo de esta actividad solo sirve de guía.

Borra o agrega secciones para adaptar el temario a tus necesidades o metas.

Comienza colocando el título y propósito de la reunión.

El título describe el tipo de reunión, por ejemplo, una reunión del personal, un club de lectura o una puesta en común semanal.

El propósito de la reunión podría ser tomar una decisión, planificar un evento, proponer una idea o cualquier otra cosa.

El propósito también puede cambiar en cada reunión, por eso es importante aclararlo siempre.

A continuación, haz una lista de los elementos que conforman la logística para la reunión.

La logística es importante porque sirve para informarles a todos los invitados cuándo y dónde se hará la reunión, además de quiénes son los asistentes.

La logística incluye Fecha Hora Ubicación Asistentes Ahora crea el temario, que debe incluir los temas por debatir y el orden en que serán abordados.

De esta forma, los asistentes podrán prepararse para los debates.

En el caso de las reuniones recurrentes, resulta útil incluir una sección para todas las cosas que no se hayan resuelto en la reunión anterior.

A continuación, agrega una sección para los temas, ideas o asuntos actuales que desees debatir.

Agrega espacio para tomar notas sobre cada elemento.

Incluye una sección para las medidas, que consisten en tareas y responsabilidades para que los asistentes realicen de forma individual después de la reunión.

Las medidas se debatirán durante la reunión y se tomarán decisiones al respecto.

Por último, agrega una sección denominada Próxima reunión, donde registrarás la fecha de la próxima reunión, el propósito y el resto de las notas que consideres relevantes.

Una vez que escribas una lista de secciones para la plantilla de temario y agregues espacio para las notas y los elementos que se deben debatir, avanza al siguiente video, donde aplicarás formato al temario mediante el uso de encabezados, viñetas, estilos de fuente y colores.

Ahora es tu turno.

Instrucciones

  1. Escribe una lista con las siguientes secciones en tu documento:
  • Título de la reunión
  • Propósito
  • Logística necesaria
  • Asuntos pendientes
  • Asuntos nuevos
  • Acciones
  • Próxima reunión