6. Comparte el temario y lleva a cabo la reunión

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Transcripción

Cuando hayas hecho un borrador del temario para la reunión, compártelo con los asistentes para darles la posibilidad de revisarlo y agregar sus comentarios.

Cuando solicitas los comentarios de los asistentes, los haces sentir parte del proceso y los motivas a prepararse para el debate.

En este video, compartirás el temario con alguien de la clase, un instructor, un amigo o un miembro de la familia.

Configura los permisos de uso compartido.

Selecciona si las personas que acceden al documento pueden realizar las siguientes acciones Lector, para que puedan leerlo, pero no aplicar cambios ni hacer comentarios Comentarista, para que puedan insertar comentarios y hacer sugerencias, pero no modificar el texto directamente Editar, para que puedan modificar el texto Si deseas que los asistentes de la reunión puedan insertar notas y hacer cambios en el temario durante la reunión, otórgales el permiso para editar.

Si aún no determinaste la duración de la reunión, hazlo ahora.

Una reunión no debería durar más de una hora, a menos que se deba a un propósito especial, como una revisión anual, un retiro o una ceremonia de premios.

Luego, incluye una nota para pedir comentarios en el temario y brindar información sobre la logística para la reunión.

Los asistentes de la lista recibirán un correo electrónico con el mensaje y un vínculo al temario.

Cuando abran el documento, podrán contribuir con ideas y hacer sugerencias.

Luego de que todos hayan tenido la oportunidad de agregar sus ideas, decide qué elementos incluir en el temario final.

Asegúrate de dar motivos adecuados para rechazar sugerencias.

Los comentarios que dejas junto a una sugerencia se pueden ver en el registro de comentarios luego de rechazarlos o aceptarlos.

Este momento también es una buena oportunidad para darle permiso para editar el temario a quien se encarga de tomar notas.

Deberá tener la posibilidad de hacerlo mientras tome notas durante la reunión.

Una vez que hayas terminado de completar los elementos del temario, estima el tiempo que piensas dedicarle a cada sección.

Usa tu mejor criterio y recuerda que superar el tiempo estimado para cualquiera de las secciones del temario durante la agenda implica tener menos tiempo para otros temas.

Es posible que incluso debas pasar elementos al temario de una reunión futura porque no se pudieron debatir.

Para evitar que esto ocurra, trabaja con una cuenta regresiva en base a la duración total de la reunión y selecciona los elementos más importantes y urgentes para abordarlos en primer lugar.

Bien hecho.

Ahora puedes llevar a cabo la reunión con el temario actualizado.

Para garantizar que la reunión sea un éxito, sigue los pasos indicados a continuación Brinda a los asistentes acceso a una copia del temario.

Asegúrate de que la persona a cargo de tomar notas lo haga de forma detallada.

La reunión debe comenzar a tiempo.

Recuerda que el tiempo de todas las personas es algo valioso.

Toma asistencia.

Haz un seguimiento de quienes no hayan asistido.

Respeta el esquema y la programación.

Los elementos que requieran más tiempo de debate que el estipulado, se deberían agregar en el apartado Asuntos pendientes para la próxima reunión.

Asuntos pendientes también se debe utilizar en caso de que te quedes sin tiempo y no se pueda cubrir un elemento en particular.

Motiva un debate honesto y un intercambio abierto de ideas.

Designa medidas y plazos a medida que surjan nuevas tareas, de modo que los asistentes sepan lo que deben hacer y el tiempo del que disponen.

Realiza un seguimiento de los puntos clave del debate y las medidas mediante un correo electrónico para el grupo.

Ahora es tu turno.

Comparte el temario con los asistentes.

Pide comentarios sobre nuevos asuntos.

Estima el tiempo previsto para cada sección.

Sigue los pasos para llevar a cabo una reunión exitosa.

Instrucciones

  1. Comparte el temario con los asistentes.
  2. Consulta sobre asuntos nuevos que deban tratarse.
  3. Estima el tiempo necesario para cada sección.
  4. Sigue los pasos para llevar a cabo una reunión exitosa.