7. Hojas de cálculo: Comparte y colabora - Agrega comentarios, revisa el historial de versiones y descarga hojas de cálculo como diferentes tipos de archivo

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Hay muchas razones por las que podrías querer compartir una hoja de cálculo en la que trabajas con otras personas.

Por ejemplo, para gestionar un proyecto de trabajo, informar las ganancias de la empresa o asignar tareas a un grupo comunitario.

También puedes usar la colaboración en la hoja de cálculo para obtener comentarios sobre tu trabajo o pedirle a un colega que complete una tarea.

En este video, compartirás tu hoja de cálculo con otras personas, usarás comentarios para colaborar en el trabajo y consultarás el historial de versiones del archivo para ver los cambios realizados en la hoja de cálculo.

Para comenzar, abre la configuración de uso compartido de tu hoja de cálculo.

Luego, escribe la dirección de correo electrónico de la persona o las personas con las que quieres compartir tu hoja de cálculo.

Si trabajas con un compañero, agrega su dirección de correo electrónico.

Si trabajas solo, agrega tu propia dirección de correo electrónico.

Selecciona el permiso que desees asignar: "Editor" significa que la persona con quien compartas la hoja de cálculo puede hacerle cambios de forma directa.

"Comentarista" le permite hacer comentarios, pero no modificar el proyecto.

"Lector" le permite únicamente visualizar la hoja de cálculo.

Dale permiso de edición a tu colaborador.

Bríndale información general sobre el propósito de la hoja.

Y envíale una notificación de que la has compartido.

Luego, continúa trabajando en tu hoja de cálculo.

Anteriormente en esta unidad, "protegiste" tus gráficos.

Incluso con permisos de edición, tu colaborador estará limitado en lo que puede ver y hacer debido a esas protecciones.

Agrega un comentario con una observación sobre tus datos o una pregunta.

Todos los comentarios están claramente marcados para que puedas encontrarlos cuando lo necesites.

O bien, agrégate a ti mismo o a un colaborador al comentario usando el "signo más" y una dirección de correo electrónico.

Recibirás un correo electrónico de notificación y un vínculo directamente al comentario.

Deja al menos tres comentarios en la hoja de cálculo.

Una vez que los comentarios no sean necesarios, márcalos como "resuelto".

Si cambias de opinión sobre un comentario que dejaste, puedes borrarlo.

Por otra parte, si deseas dirigir la atención de alguien a tu comentario, puedes enviarle un vínculo directo a esa parte de la hoja de cálculo.

Todos los cambios se guardan automáticamente en Google Drive.

Pero si tú o el colaborador realizaron cambios en la hoja de cálculo y luego quieres eliminarlos, o si deseas ver los cambios que se realizaron, usa el historial de versiones.

El "historial de versiones" muestra todos los cambios realizados en el archivo por fecha, hora y persona.

Si lo deseas, puedes restaurar la hoja de cálculo a una versión, pero ten cuidado: ¡no querrás perder tu trabajo!

O bien, volver a la versión actual.

Por último, si bien es útil compartir y colaborar digitalmente en una hoja de cálculo, un colaborador puede preferir ver tus datos en otro formato, como un archivo PDF o Microsoft Excel.

Descarga la hoja de cálculo como archivo de Excel, luego ábrela.

O puede que necesites imprimirla para proporcionar copias a un grupo.

Ajusta la configuración de impresión para que los datos se muestren correctamente.

Ahora es tu turno.

Comparte la hoja de cálculo con un colaborador, compañero o contigo mismo.

Incluye al menos tres comentarios en la hoja de cálculo compartida.

Agrega a alguna persona en al menos un comentario.

Revisa el historial de versiones.

Y descarga o imprime la hoja de cálculo.

Instrucciones

  1. Comparte la hoja de cálculo con un colaborador, compañero o contigo mismo.
  2. Incluye al menos tres comentarios en la hoja de cálculo compartida.
  3. Agrega a una persona en al menos un comentario.
  4. Revisa el historial de versiones.
  5. Descarga o imprime la hoja de cálculo.